Ủy quyền ký văn bản của ban giám đốc

Chào Luật sư!
Luật sư cho tôi hỏi, hiện tại Ban Tổng giám đốc của Công ty tôi có 5 người, trong Quy chế hoạt động của Ban Tổng giám đốc có phân công nhiệm vụ cho Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc phụ trách tài chính, Phó Tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật, Phó Tổng giám đốc phụ trách thi công và giải phóng mặt bằng, Phó Tổng giám đốc phụ trách Kế hoạch, Phó Tổng giám đốc thường trực. Trong Quy chế ghi rất rõ về việc ký văn bản là các Phó tổng chỉ được ký vào văn bản khi có ủy quyền của Tổng giám đốc.
Trong một cuộc họp nội bộ của Công ty ngày 28/6/2016 Tổng giám đốc có phân công lại nhiệm vụ cho một số phó tổng giám đốc, nhưng chỉ có phó tổng giám đốc thường trực là được Tổng giám đốc phân công: Phụ trách chung phòng Kỹ thuật, Phòng kế hoạch, và Quản lý thi công. Phó tổng giám đốc thường trực được ký và phải chịu trách nhiệm về tất cả các văn bản, hồ sơ kỹ thuật. Sau buổi họp này Trưởng phòng TC_HC đã ra một bản thông báo kết luận cuộc họp đồng thời ra một văn bản ủy quyền của Tổng giám đốc cho phó tổng giám đốc thường trực nhưng giấy ủy quyền này phó tổng giám đốc thường trực không ký mà vẫn ký vào các văn bản, hồ sơ kỹ thuật phát hành hàng ngày.
Vậy Luật sư cho tôi hỏi, trường hợp này có sai luật không? để khắc phục lại trường hợp này thì Công ty ty có phải ra Quy chế hoạt động phân công lại và ghi rõ việc ủy quyền ký không? mà Trường hợp ký này là ký thay hay là ký thừa lệnh ah?
Bây giờ có một số Quyết định về Kỹ thuật muốn để Phó Tổng giám đốc ký thì phần căn cứ ghi là Phó Tổng giám đốc Công ty căn cứ...... còn phần điều 2 và điều 3 là giao cho ai đó phụ trách thi hành thì cũng là Phó tổng giám đốc ký phụ trách thi hành thì nên ghi như thế nào mới là hợp lý ah?
Rất mong nhận được tư vấn sớm của Luật sư.
Trân trọng cảm ơn! (melodynguyen89@.....)